Duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur

Voor de volledigheid is het criteria document volledig weergegeven.
Deze criteria voor duurzaam inkopen zijn ontwikkeld door Agentschap NL in opdracht van het Ministerie van VROM. Het programma DBO is een gezamenlijk initiatief van de Rijksoverheid,VNG, IPO en de UvW.
Criteria voor duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur Versie: 1.5 Datum: 21 januari 2010 Status: vastgesteld

De productgroep Reproductieapparatuur omvat apparatuur voor gebruik op het kantoor. Dit heeft betrekking op printers (zwart-wit en kleurenapparaten), kopieerapparaten, faxen en multifunctionele (digitale) apparatuur waarin minimaal 2 functies (printen, kopiëren, faxen of scannen) worden gecombineerd. Dit document heeft géén betrekking op: frankeermachines en scanners. Om het de aanbestedende dienst gemakkelijker te maken wordt een selectie van CPV-codes gegeven die van toepassing kunnen zijn op deze productgroep. Deze selectie is niet uitputtend of compleet. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPV-codes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. De volgende CPV-codes zijn op deze productgroep van toepassing:

• 30121000-3 Fotokopieer- en thermokopieerapparaten
• 30125000-1 Delen en toebehoren van fotokopieerapparaten

De criteria voor de productgroep Reproductieapparatuur zijn zorgvuldig, met raadpleging van verschillende belanghebbenden, samengesteld. Meer informatie over het algemene proces van de totstandkoming van criteria is te vinden op de website van Duurzaam Inkopen (www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen/criteria). In dit hoofdstuk vindt u de inhoudelijke afwegingen die geleid hebben tot de criteria voor Reproductieapparatuur.

Bij het opstellen van criteria voor duurzaam inkopen van reproductieapparatuur is uitgegaan van de belangrijkste duurzaamheidsaspecten voor deze productgroep. Voor reproductieapparatuur zijn dit:

• Papier- en tonerverbruik (o.a. energieverbruik bij papierproductie en gebruik van hout als grondstof).
• Energieverbruik tijdens gebruik (verbruik van niet-hernieuwbare grondstoffen (brandstof) en productie van broeikasgassen).
• Gebruik van energie en grondstoffen bij productie van reproductieapparatuur.
• Toepassing van schadelijke stoffen (brandvertragers en zware metalen) in reproductieapparatuur.

Papier- en tonerverbruik Voor reproductieapparatuur geldt dat de hoeveelheid energie benodigd voor productie van papier en toner vele malen hoger is dan het elektriciteitsverbruik van de apparatuur zelf. Om deze reden is dubbelzijdig kopiëren/printen (“duplexing”) de meest waardevolle energiebesparingsmaatregel. Onderzocht is of een eis geformuleerd kan worden aangaande de geschiktheid van print-, kopieer- en multifunctionele apparatuur voor automatisch dubbelzijdig kopiëren en printen. Dit betekent dat, anders dan bij handmatig dubbelzijdig kopiëren en printen, het apparaat het omdraaien en roteren van het papier regelt en dat het apparaat standaard ingesteld kan worden op dubbelzijdig afdrukken. Omdat een dergelijk criterium de opdracht te gedetailleerd zou invullen, is er voor dit onderwerp geen criterium geformuleerd. Dit onderwerp is wel uitgewerkt in de aandachtspunten. Na dubbelzijdig kopiëren/printen is het gebruik van gerecycled papier het meest zinvol, gevolgd door spaarzaam tonerverbruik. De criteria voor tonercartridges zijn terug te vinden in de productgroep Tonercartridges. De criteria voor tonercartridges en reproductieapparatuur worden in 2009 herzien en zullen dan verder afgestemd en geïntegreerd worden. Voor papier zijn aparte criteria ontwikkeld.
Energieverbruik
Naast papier- en tonervebruik zijn het reduceren van energieverbruik in wachtstand en powermanagement opties van belang. Dit wordt bereikt door het gebruik van energie-efficiënte apparaten. De aanschaf van energie-efficiënte apparaten is in de criteria uitgewerkt met een verwijzing naar Energy Star. Energy Star is een internationaal programma voor de vrijwillige labelling van energie-efficiënte apparaten, in het leven geroepen door de US Environment Protection Agency (EPA) in 1992. Door middel van een overeenkomst met de Amerikaanse overheid participeert de Europese Unie in het Energy Star Programma voor zover het kantoorapparatuur betreft. De eisen van Energy Star voor reproductieapparatuur zijn in 2006 samengevoegd in het document “ENERGY STAR® Program Requirements for Imaging Equipment” en gelden vanaf 1 april 2007. Inmiddels is in maart 2008 op Europees niveau de Energy Star verordening in werking getreden, waarin gesteld wordt dat de lidstaten bij aanbestedingen van kantoorapparatuur van de nationale overheid (rijksoverheid) verplicht zijn energie-efficiëntie eisen vast te stellen die minimaal zo streng zijn als de Energy Star specificaties. Daarnaast zullen de Energy Star eisen voor reproductieapparatuur in de periode 2009/2010 opnieuw aangescherpt worden. Als gevolg van deze ontwikkelingen zullen ook de eisen voor duurzaam inkopen van reproductieapparatuur in de toekomst verder aangescherpt worden.
Productie
Naast papierverbruik en energieverbruik is het gebruik van energie en grondstoffen bij de productie van reproductieapparatuur een belangrijk milieu-aspect. Dit kan verminderd worden door recycling van apparatuur en grondstoffen. De producentenverantwoordelijkheid voor het afvalbeheer van elektrische en elektronische apparaten is al geregeld in de WEEE-richtlijn (Directive on waste electrical and electronic equipment). De richtlijn is in Nederland geïmplementeerd met de “Regeling beheer elektrische en elektronische apparatuur”. Om deze reden zijn er (nog) geen criteria opgenomen met betrekking tot recycling.
Schadelijke stoffen
Tenslotte is de toepassing van schadelijke stoffen van belang. Ook voor dit aspect bestaat een Europese richtlijn, de “RoHS directive” (Restriction of use of certain Hazardous Substances in electrical and electronic equipment). De richtlijn houdt in dat vanaf 1 juli 2006 geen producten meer op de markt mogen komen met gevaarlijke stoffen als lood, cadmium, kwik, zeswaardig chroom en PBB/PBDE. Deze richtlijn is in Nederland geïmplementeerd met het “Besluit beheer elektrische en elektronische apparatuur”. Om deze reden zijn er ook (nog) geen criteria opgenomen met betrekking tot gevaarlijke stoffen.
Cradle-to-Cradle
Het kabinet maakt zich sterk voor een duurzame en innovatieve samenleving. Zij ziet daarbij het ‘Triple-P’ concept (People, Planet, Profit) als een breed en richtinggevend denkkader voor de duurzame ontwikkeling in de samenleving. Recent is er bovendien veel aandacht ontstaan voor het ‘Cradle-to-Cradle’ concept. Dit concept zet een uitdagend toekomstbeeld neer, namelijk een menselijke samenleving die een positieve invloed heeft op het ecosysteem. Het accent verschuift daarbij van eco-efficiënt (minimaliseren van het ongewenste) naar eco-effectief (optimaliseren van wenselijke). Producten en productiesystemen worden zodanig ontworpen dat ze een nuttige functie vervullen, ook na afloop van het gebruik. Kortom een duurzame kringloopsamenleving waarin abiotische materialen telkens hoogwaardig terugkeren in de technosfeer en biotische materialen in de biosfeer. Een dergelijke benadering daagt uit tot creativiteit en innovatie en het kabinet wil het dan ook betrekken bij de uitwerking van duurzame ontwikkeling [zie Brief van Minister Cramer en minister Koenders aan de Tweede Kamer: Kabinetsbrede aanpak duurzame ontwikkeling, 16 mei 2008]. Via Duurzaam Inkopen wil de overheid ontwikkelingen die toewerken naar deze duurzame kringloopsamenleving stimuleren. Meer informatie over hoe de overheid via Duurzaam Inkopen het Cradle-to-Cradle-concept kan stimuleren staat op www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen.
Sociale aspecten
Behalve milieucriteria spelen ook sociale criteria een rol bij duurzaam inkopen. De sociale criteria krijgen de vorm van een inspanningsverplichting op het terrein van de mensenrechten en de vier fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (bekend als ILO), kortgezegd, vakbondsvrijheid, afschaffing van kinderarbeid, van dwangarbeid en van discriminatie op het werk. Deze sociale criteria zullen generiek gaan gelden, dat wil zeggen voor elke inkoop boven een drempelbedrag. Bij een aantal producten worden ook aanvullende sociale normen gesteld. In de kabinetsbrief van 16 oktober 2009 vindt u meer informatie over de aanpak voor de internationale sociale criteria. Juridische teksten en instructiemateriaal zijn nog in ontwikkeling. Zie de website www.vrom.nl/pagina.html?id=37669 voor de actuele stand van zaken. Uit onderzoek naar de arbeidsomstandigheden in de elektronicasector (onder andere van SOMO) is gebleken dat de arbeidsomstandigheden in de keten een aandachtspunt zijn. Aandachtspunten zijn bijvoorbeeld het gebruik van kinderarbeid en onderbetaling van werknemers.

Op de markt is voldoende apparatuur beschikbaar die voldoet aan de eisen van Energy Star. Deze apparatuur is opgenomen in de Energy Star Database (http://www.euenergystar.org/nl/nl_database.htm). In de database kunnen modellen geselecteerd worden op verschillende functionele en energetische prestaties. De gegevens worden regelmatig ververst. Gebruik van energie-efficiënte apparatuur betekent een lager energieverbruik. Zo hebben printers met het Energy Star® label een energieverbruik dat gemiddeld 60% lager ligt dan dat van printers zonder dit label. Voor kopieerapparaten is dat 40%. Maar het betekent ook minder warmteproductie, een langere levensduur, lagere kosten voor koeling / airconditioning en mogelijk minder ruimtegebruik. Dit kan ertoe leiden dat de total cost of ownership (TCO) voor energiezuinige apparatuur positief uitpakt. Op de website van Energy Star kan met behulp van een ‘energie calculator’ een berekening uitgevoerd worden (www.eu-energystar.org).

De criteria in dit document zijn verdeeld over de verschillende stappen in het inkoopproces. Meer informatie over de stappen in het inkoopproces en de manier waarop duurzaamheid daarin kan worden meegenomen, vindt u in de ‘Handleiding Duurzaam inkopen’. Deze is te downloaden van de website van Duurzaam Inkopen www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen. Het is aan te bevelen deze Handleiding te bekijken voordat u met de criteria voor deze productgroep aan de slag gaat.

Elke inkoop of aanbesteding begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Duurzaamheid kan in deze fase meegenomen worden door te onderzoeken of de aanschaf noodzakelijk is en of er een duurzamere oplossing is voor de inkoopbehoefte. Specifieke aandachtspunten voor de inkoop van de productgroep Reproductieapparatuur zijn:

• Analyse van print- en reproductiebehoefte. Maak vooraf een goede analyse van de printen reproductiebehoefte van de organisatie. Hiervoor is inzicht nodig in relevante cijfers, zoals het verbruik van papier en toner over een bepaalde periode. Deze cijfers kunnen bijvoorbeeld in het kader van interne milieuzorg verzameld worden of uitbesteed worden aan de leverancier in het kader van onderhoud.
• Kies een apparaat dat optimaal voldoet aan de kopieer- en/of printbehoefte. De keuze voor het type kopieerapparaat/printer zal over het algemeen bepaald worden door het aantal kopieën/prints dat gemaakt wordt (het kopieervolume). Zware apparatuur gebruikt aanzienlijk meer energie dan een middenvolume-apparaat. Zware apparatuur plaatsen als niet zoveel kopieën gemaakt worden is dus energieverspilling. Te lichte apparatuur is ook niet goed. Als op een apparaat meer kopieën worden gemaakt dan waarmee bij het ontwerp rekening is gehouden, kan dat leiden tot een snelle slijtage, meer reparaties en vroegtijdige vervanging.
• Kies voor printers met verschillende laden voor verschillende soorten papier. Printers met meer dan één lade bieden de mogelijkheid om de papierkeuze af te stemmen op het gebruik van de print (archivering of niet, dikker papier of niet, etc.), waardoor altijd een zo milieuvriendelijk mogelijke keuze gemaakt kan worden.
• Kies voor centraal kopiëren/printen. Door een centrale plaats te kiezen voor kopieren/printen kan het aantal apparaten omlaag; dit scheelt grondstoffen en afval (ook van tonercartridges). Eén groot apparaat dat gebruikt wordt door verscheidene gebruikers verbruikt over het algemeen minder energie dan vele kleine apparaten bij elkaar.
• Kies voor print-, kopieer- en multifunctionele apparatuur die geschikt is voor automatisch dubbelzijdig kopiëren en/of printen. Door overstappen van enkelzijdig naar dubbelzijdig kopiëren/printen kan ca. 30% op het papierverbruik worden bespaard (dit geldt niet voor faxapparatuur).
• Kies voor multifunctionele (digitale) apparatuur Eén multifunctioneel apparaat (MFD of 'alles-in-één-apparaat') verbruikt circa 50% minder energie dan een separate printer, scanner, fax en kopieerapparaat. Dit kan ook een kostenbesparing opleveren. Een voorbeeld op www.eu-energystar.org: een afdeling van 100 personen kan circa $2.000,- per jaar besparen op elektriciteitskosten (uitgaande van een tarief van $0,18/kWh) door acht afdelingsprinters, 24 werkplekprinters en 12 faxmachines te vervangen door 8 gecombineerde digitale kopieerapparaten / printers.
• Bekijk of het mogelijk is om hergebruikte (refurbished) apparatuur aan te schaffen (mits deze voldoet aan de gestelde energiecriteria). In de praktijk blijkt dat deze apparatuur kwalitatief niet minder is en niet meer onderhoud nodig heeft dan nieuwe apparatuur.

In de specificatiefase wordt de behoefte van de (interne) klant vertaald in een aanbestedingsdocument. In deze fase worden geformuleerd:

• Criteria voor de kwalificatie van leveranciers. Dit kunnen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zijn, ofwel eisen aan de leverancier en in een niet-openbare aanbesteding eventueel ook selectiecriteria, ofwel wensen ten aanzien van de leverancier.
• Een beschrijving van de minimumeisen die ten aanzien van levering, dienst of werk gesteld worden (het Programma van Eisen).
• Gunningscriteria, ofwel wensen voor levering, dienst of werk. Deze zijn alleen van toepassing als gekozen wordt voor het gunnen op Economisch Meest Voordelige Inschrijving.
• Het contract met daarin contractbepalingen.

Meer informatie over de verschillende soorten criteria en de verschillende manieren van aanbesteden vindt u in de ‘Handleiding Duurzaam Inkopen’. In de gunningscriteria is, indien relevant, ook innovatie meegenomen. Innovatie is gericht op de ontwikkeling en introductie van nieuwe ideeën en producten.
De criteria in dit document zijn opgesteld om de inkoper te ondersteunen bij het duurzaam inkopen van Reproductieapparatuur. De criteria zijn juridisch getoetst. Elke inkoop en aanbesteding is echter maatwerk. Het opstellen van een aanbestedingsdocument blijft dan ook de verantwoordelijkheid van de inkoper.

Voor deze specifieke productgroep zijn geen criteria geformuleerd voor de kwalificatie van leveranciers. Meer informatie over de mogelijkheden om duurzaamheid toch mee te nemen in dit onderdeel vindt u in de ‘Handleiding Duurzaam inkopen’.