Duurzaam inkopen van Papier

Voor de volledigheid is het criteria document volledig weergegeven. Aan het einde van het document worden de aanpassingen welke noodzakelijk zijn voor uniformiteit van de website weergegeven.
Deze criteria voor duurzaam inkopen zijn ontwikkeld door Agentschap NL in opdracht van het Ministerie van VROM. Het programma DBO is een gezamenlijk initiatief van de Rijksoverheid,VNG, IPO en de UvW.
Criteria voor duurzaam inkopen van Papier
Versie: 1.3 (Vervangt Duurzaam inkopen van Papier versie 1.2)
Datum: oktober 2011

De productgroep Papier omvat papier dat door de overheid wordt ingekocht om op te printen en te kopiëren en papier voor drukwerk. Het laatste betreft zowel papier voor drukkerijen in eigen beheer van overheden als voor drukwerk dat wordt uitbesteed. De criteria zijn gericht op de inkoop van de meest gangbare papiersoorten die gebruikt worden in kantooromgevingen en waarvoor dezelfde duurzaamheidscriteria kunnen gelden. De productgroep omvat niet:

• Kantoorartikelen zoals zelfklevende memoblokken, etiketten, opberg- en archiveringsmiddelen, schrijfblokken, ringbandpapier, schriften en flip-overblokken (zie productgroep Kantoorartikelen);
• Boeken, tijdschriften en andere vakliteratuur (zie productgroep Vakliteratuur en abonnementen);
• Hygiënisch/sanitair papier (toiletpapier, tissues, et cetera);
• Specifieke toepassingen die niet vaak worden ingekocht (verpakking, vetbestendig, thermische fax, foto’s, et cetera).

Om het de aanbestedende dienst gemakkelijker te maken wordt een selectie van CPV-codes gegeven die van toepassing kunnen zijn op deze productgroep. Deze selectie is niet uitputtend of compleet. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPV-codes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. De volgende CPV-codes zijn op deze productgroep van toepassing:

• 22120000-7 Publicaties
• 22140000-3 Folders
• 22150000-6 Brochures
• 30197642-8 Fotokopieer- en xerografisch papier
• 30197643-5 Fotokopieerpapier
• 30197644-2 Xerografisch papier

In dit hoofdstuk vindt u de inhoudelijke afwegingen die geleid hebben tot de set van criteria voor Papier.

De belangrijkste grondstof voor papier is pulp. Pulp wordt gemaakt van zowel nieuw hout als van gerecycled papier. Gerecycled papier moet eerst worden opgelost in water en vervolgens worden gereinigd. Ook de inzet van hout vergt een mechanische of chemische voorbewerking. De pulp van gerecycled papier, hout of een combinatie van beide, wordt vervolgens opgelost in water (het mengsel bestaat voor 99% uit water). Daarna worden er hulp- en vulstoffen toegevoegd en wordt het mengsel op een lopende zeef verdeeld. Een groot deel van het water lekt dan weg. De nog natte vezels blijven over en worden vervolgens geperst en gedroogd: het papier loopt hierbij over talrijke, met stoom verhitte walsen. Dit proces zorgt ervoor dat de vezels in elkaar grijpen. Op deze manier ontstaat er papier. Dit bevat nog 3 à 6% water (afhankelijk van de papiersoort), de rest is vezel en vulstof. Het papier kan eventueel glad worden gemaakt of een extra coatinglaagje krijgen. Vervolgens wordt het op een grote rol gewikkeld. Sommige fabrieken leveren deze rollen als geheel aan een papierverwerker die het papier op zijn beurt verwerkt tot een eindproduct. Andere fabrieken maken direct het eindproduct (bijvoorbeeld A4-papier).
De belangrijkste duurzaamheidsaspecten van dit productieproces hebben te maken met het vezelmateriaal, gebruik van ongewenste stoffen, emissies naar water en lucht, energiegebruik en de CO2-uitstoot1. Deze onderwerpen worden hieronder achtereenvolgens behandeld.

Vezelmateriaal Om de milieu-impact die samenhangt met het vezelmateriaal te verlagen, is zowel duurzaam bosbeheer voor nieuwe vezels (zogeheten ‘virgin’-vezels) als het gebruik van gerecycled vezelmateriaal een oplossing. Er bestaan producten die alleen uit nieuwe vezels of gerecyclede vezels bestaan en producten die een mengvorm zijn van beide. Er is geen consensus over de vraag of papier van nieuw vezelmateriaal duurzamer is dan papier van gerecycled materiaal of vice versa. Hieronder volgen enkele onderwerpen2 uit deze discussie:

• Het referentiedocument voor vergunningverlening in Europa over best beschikbare technieken (BREF) en andere studies geven aan dat het energie- en watergebruik bij de productie van papier gebaseerd op ‘virgin’-vezelmateriaal hoger ligt dan bij gerecycled papier (met name in de pulpproductie).
• Met betrekking tot de CO2-uitstoot tijdens productie concluderen sommigen dat papier van nieuwe vezels beter scoort en anderen geven aan dat papier op basis van gerecycled materiaal beter is.
• Vaak wordt aangegeven dat het gebruik van gerecycled papier bomen spaart. Dit staat ter discussie aangezien er bij de productie van papier uit nieuw hout ook sprake kan zijn van bosbeheer waarbij er voor gekapte bomen meer bomen worden teruggeplant. Hierbij is het belangrijk om te zorgen dat hout op een duurzame manier wordt geproduceerd en dat plantages inheemse soorten niet verdringen.
• Daarnaast is de kwaliteit is van het ingezamelde oud papier van invloed op de milieubelasting (de wijze van inzameling en de kwaliteit verschilt per land). De vraag wordt gesteld of voor oud papier met een lage kwaliteit wel zoveel moeite gedaan moet worden om dit te verwerken in kopieerpapier en grafisch papier, waar hoge eisen aan bijvoorbeeld witheid worden gesteld.
  

In ieder geval geldt dat papiervezels slechts een beperkt aantal keren terug in de kringloop te brengen zijn, want uiteindelijk raken de vezels uitgeput. Het aanbod van papier, gebaseerd op nieuwe vezels, blijft dus nodig als grondstof voor het goed kunnen recyclen van papier. Het is bovendien noodzakelijk om ook nieuw - verantwoord geproduceerd - papier in te kopen aangezien de totale vraag naar papier die van het huidige aanbod van gerecycled papier met circa 25% overstijgt3.
Duurzaam bosbeheer
Om ervoor te zorgen dat hout niet illegaal wordt gekapt en om onder andere ontbossing en verlies van biodiversiteit te voorkomen en hebben houtproducenten initiatieven ondernomen om bossen op een duurzame manier te beheren. Verschillende certificatiesystemen (zoals FSC, PEFC, CSA, SFI of MTCC) zijn opgezet om aan te tonen dat het hout in een product uit zo’n duurzaam beheerd bos komt. Deze certificering garandeert zowel het legaal als duurzaam beheren van bos. Overigens verschillen de standaarden en verificatiemethoden tussen certificeringsystemen. Op Europees en nationaal niveau wordt daarom gewerkt aan richtlijnen en regelgeving voor illegale houtkap en duurzaam bosbeheer.
Recycled
In Nederland is de inzet van gerecycled papier als grondstof in de totale papierproductie zo’n 75%4. Met name kranten- en verpakkingspapier is gebaseerd op gerecyclede vezels. Het papier dat in de scope van deze productgroep Papier valt kent nog het laagste aandeel gerecyclede grondstoffen5.
Er bestaan verschillende keurmerken voor gerecycled papier (dat voor een deel ook uit nieuwe vezels kan bestaan), bijvoorbeeld Der Blaue Engel en FSC Recycled. Voor gerecycled materiaal bestaan verschillende definities. Sommige definities omvatten alleen gerecycled materiaal van papier, andere omvatten ook hout. De term ‘post-consumer’-materiaal wordt over het algemeen gebruikt voor recycling van producten die door de eindgebruiker zijn afgedankt. Ook bestaat er ‘pre-consumer’-materiaal, dat met name productieafval beslaat. Een andere definitie van gerecycled is ‘genuine waste’. Dit doelt op al het afval dat ontstaat nadat het product de poorten van de fabriek heeft verlaten.
Criterium vezelmateriaal
Het kabinet heeft in juni 2004 bepaald dat overheden die hout inkopen zoveel mogelijk duurzaam hout moeten kopen. In het kabinetsstandpunt staat letterlijk: 'dat alle instanties welke onder de ministeriële verantwoordelijkheid vallen zich ertoe verplichten dat het door hen aangekochte of aanbestede hout zoveel mogelijk en op termijn volledig op aantoonbaar duurzame wijze geproduceerd is. Daarnaast verzekeren zij zich er minimaal van dat het hout van aantoonbaar legale afkomst is'.
Het ministerie van VROM heeft een meetlat opgesteld voor duurzaam geproduceerd hout, de Timber Procurement Assessment System (TPAS). Aan de hand van deze meetlat voor duurzaam bosbeheer kan de overheid beoordelen of hout duurzaam is geproduceerd.
De minister van VROM heeft TPAS op 24 juni 2008 vastgesteld en aan de Tweede Kamer toegezonden (zie Kamerstukken op www.vrom.nl, dossier duurzame ontwikkeling).
De toetsing van de eerste certificatiesystemen voor duurzaam hout aan de meetlat (TPAS) heeft inmiddels plaatsgevonden. Vijf systemen - FSC, PEFC-Duitsland, PEFC-Zweden, PEFC-België en FFCS (PEFC-Finland) - voldoen op dit moment aan de door het Ministerie van VROM vastgestelde inkoopcriteria voor duurzaam hout.
Voor het aantonen van legaliteit sluit het Ministerie van VROM aan bij toetsing uitgevoerd door het Central Point for Expertise on Timber (CPET; www.proforest.org/cpet) in het Verenigd Koninkrijk. Een bewijs dat voldoet aan de legaliteitscriteria van CPET wordt in ieder geval geaccepteerd. Meer informatie staat op www.inkoopduurzaamhout.nl.
In 2010 zal naar verwachting duidelijk worden of en hoe deze uitgangspunten uitgewerkt kunnen worden in criteria voor deze productgroep.
Ongewenste stoffen
Chloor(gas) en chloorverbindingen kunnen worden ingezet in het proces van bleken om een papierproduct te verkrijgen dat een hoge witheid kent. Chloorverbindingen als adsorbeerbare organische halogeenverbindingen (AOX) zijn slecht afbreekbaar in het aquatisch milieu. Om deze emissies te voorkomen moet het bleekproces vrij zijn van chloorverbindingen (TCF; totally chlorine free) of vrij zijn van elementair chloor (ECF; elementary chlorine free). Dit zijn ook de methoden die in Europa via de BREF (referentiedocument voor vergunning) worden gehanteerd. Naar huidige wetenschappelijke inzichten is er géén onderscheid tussen de ECF- en TCF-methodiek in termen van milieu-impact op het aquatisch milieu in moderne papier- en pulpfabrieken.
In het productieproces van pulp en papier worden verschillende andere stoffen gebruikt om het papier de gewenste eigenschappen te geven. Dit geldt voor papier op basis van nieuwe vezels en papier op basis van gerecyclede vezels of mengvormen daarvan. Sommige van deze stoffen hebben een direct of indirect ongewenst effect op mens en milieu en dienen daarom vanuit duurzaamheidsoogpunt vermeden worden. Het gaat bijvoorbeeld om schadelijke stoffen als synthetische polymeren en kleurstoffen en pigmenten die zware metalen bevatten, maar ook om oppervlakte actieve stoffen. In de criteria voor duurzaam inkopen is aangesloten bij de vigerende ecologische criteria van het EU Ecolabel. Het gaat hier om criteria die van toepassing zijn op het papierproduct zelf en niet om productieprocesgerelateerde criteria.
Emissies naar water en lucht
In het productieproces vinden verschillende emissies naar water en lucht plaats die ongewenste effecten kunnen hebben op het milieu. Het gaat met name om de indicator COD (chemisch zuurstofverbruik), AOX en fosfor in het afvalwater en emissie naar de lucht van NOx en zwavel. In Europa bestaat er al veel aandacht voor het verlagen van emissies om productietechnieken te verbeteren en door de best beschikbare technieken toe te passen, zowel de milieuwetgeving als de papierfabrikanten zelf besteden hier aandacht aan. In dit document is een criterium opgenomen voor de bovengenoemde emissies, behalve fosfor. De eisen zijn ontleend aan het EU Ecolabel. De emissie van fosfor naar water is nog niet opgenomen in het EU Ecolabel. Bij herziening van de criteria zal voor deze emissie mogelijk wel een eis opgenomen worden.
Energiegebruik en CO2-uitstoot
De mate van energiegebruik en het effect hiervan op het milieu hangt samen met verschillende factoren zoals de kwaliteit en het type papier, het type energie wordt gebruikt en de plaats van de productie van hout, pulp en papier. De uitstoot van CO2 wordt gezien als goed aangrijpingspunt voor het formuleren van criteria ten aanzien van de bijdrage van papierproductie aan uitputting van fossiele brandstoffen en klimaatverandering.
Meer en meer papierfabrikanten voorzien hun producten van een zogenaamde ‘Carbon footprint’. Deze footprint geeft informatie over de CO2-emissies van een papiersoort binnen een bepaalde scope. Het gaat meestal om de totale hoeveelheid CO2 en andere broeikasgassen, die samenhangen met het product zelf én met de supply-chain (al dan niet inclusief transport). Een carbon footprint is een soort levenscyclusanalyse (LCA), waarbij de analyse puur gericht is op broeikasgassen. Deze ontwikkeling is nog relatief jong en valt te verklaren vanuit een toenemende vraag naar feitelijke informatie over de impact van producten en leveranciers op het bredere vraagstuk van klimaatverandering.
De Europese papierbranche (CEPI) heeft in 2007 een Carbon Footprint Framework opgesteld voor papier en kartonproducten6. De tien elementen in dit framework grijpen in op de specifieke energetische en klimatologische omstandigheden in de papiersector (onder andere productie, elektriciteitsgebruik, maar ook CO2-opslag in bossen). Ook voor transport is aandacht in het framework. Een toenemend aantal fabrikanten geeft inzicht in milieuparameters (COD, AOX, Ntot, Ptot, SO2, NOx en CO2) door middel van een zogenaamde Paper Profile of Paper Scorecard. Ook in de keurmerken Nordic Swan en EU Ecolabel wordt hieraan aandacht besteed. Belangrijke discussiepunten bij het ontwikkelen van methodes voor het berekenen van de CO2-uitstoot zijn de reikwijdte (bijvoorbeeld het al dan niet meenemen van transport) en de milieubelasting door het gebruik van kernenergie. In dit document treft u geen criterium aan dat eisen stelt aan de CO2-impact van papierproducten. Door het (huidige) gebrek aan een eenduidige meetlat en nog relatief weinig ervaring met de carbon footprints is hier niet voor gekozen. Bij herziening van de duurzaam inkopen criteria voor de productgroep Papier zal dit onderwerp terugkomen.
Cradle-to-Cradle
Het ‘Triple-P’ concept (People, Planet, Profit) is een breed en richtinggevend denkkader voor de duurzame ontwikkeling in de samenleving. Recent is er bovendien veel aandacht ontstaan voor het ‘Cradle-to-Cradle’ concept. Dit concept zet een uitdagend toekomstbeeld neer, namelijk een menselijke samenleving die een positieve invloed heeft op het ecosysteem. Het accent verschuift daarbij van eco-efficiënt (minimaliseren van het ongewenste) naar ecoeffectief (optimaliseren van wenselijke). Producten en productiesystemen worden zodanig ontworpen dat ze een nuttige functie vervullen, ook na afloop van het gebruik. Kortom een duurzame kringloopsamenleving waarin materialen telkens hoogwaardig terugkeren in de technosfeer of biosfeer. Een dergelijke benadering daagt uit tot creativiteit en innovatie. Via Duurzaam Inkopen wil de overheid ontwikkelingen die toewerken naar deze duurzame kringloopsamenleving stimuleren. Meer informatie over hoe de overheid via Duurzaam Inkopen het Cradle-to-Cradle-concept kan stimuleren staat in de brochure die te downloaden is op de website van PIANOo.

Duurzaamheid kent naast milieu ook een sociale invalshoek. Voor Duurzaam Inkopen is het sociale aspect uitgewerkt in enkele generieke instrumenten en daarom niet in dit productgroepspecifieke document opgenomen, zie de website van PIANOo. De afspraken over toepassing van deze instrumenten verschillen per overheidssector.

• Voor de bevordering van internationale arbeidsnormen en mensenrechten in de internationale productieketen zijn sociale voorwaarden opgesteld bedoeld voor toepassing bij aanbestedingen boven de Europese drempelwaarden.
• Voor de bevordering van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social Return) zijn handvatten opgesteld.
• Verantwoordelijk marktgedrag kan worden bevorderd door als overheden en marktpartijen ieder voor zich de goede intenties vast te leggen. Voor de schoonmaakbranche is hiervoor medio 2011 een code ontwikkeld, die als inspiratiebron kan dienen en waarvoor verbreding naar andere sectoren wordt onderzocht.

Er zijn nog andere sociale elementen denkbaar binnen Duurzaam Inkopen. Daarvoor zijn momenteel geen landelijke instrumenten beschikbaar..

De totale Europese papier en kartonconsumptie lag in 2006 rond de 90 miljoen ton. Papier voor kantoortoepassing vertegenwoordigt circa 4% van dat volume. In Nederland bedraagt de totale papier- en kartonafzet circa 3,3 miljoen ton in 2006. Het is niet bekend welk deel daarvan door overheden wordt ingekocht. Papier en pulp dat in Nederland wordt verkocht komt voornamelijk uit Europa, in mindere mate ook uit de VS, Azië en Zuid-Amerika7. Zowel de productie van als de handel in papier is een zaak van een relatief gering aantal multinationaal opererende bedrijven. Aanbieders voor de overheden zijn voornamelijk groothandelaren. Daarnaast bieden handelaren in kantoorartikelen, fabrikanten van reproductieapparatuur, drukkerijen en in zeer geringe mate papierproducenten ook papier aan.
De aanschafkosten voor kopieer- en printpapier variëren afhankelijk van de kwaliteit (bijvoorbeeld archiveerbaarheid), toepassingsmogelijkheden en afspraken met de leverancier. Onderzoek van de Europese Commissie naar de kosten en baten van duurzaam inkopen in Europa wijst uit dat de prijsverschillen tussen ‘duurzaam’ (inclusief 100% gerecycled en ‘milieugecertificeerd’ kopieerpapier) en ‘niet-duurzaam’ papier nauwelijks verschillen, omdat de functionaliteit bepalend is8. Eventuele kostenbesparingen in de aanschaf lijken vooral mogelijk door eisen aan het papier voor de gebruikte toepassing kritisch af te wegen.
Er bestaan keurmerken gericht op het duurzame beheer van het bos (zie ook paragraaf 2.1). De certificatiesystemen die in Nederland het meest voorkomen bij papierproducten zijn FSC en PEFC. Van het aanbod van FSC-papier is bekend dat het in de afgelopen jaren sterk is gestegen. Voor ongestreken houtvrij papier (bijvoorbeeld printpapier, kopieerpapier en briefpapier) was de beschikbaarheid van papier met een FSC-label 12% in 2007 (in 2005 was dat nog rond de 2%). Voor gestreken papier (voor bijvoorbeeld brochures en jaarverslagen) is het aandeel beduidend minder, ruim 1%. De verwachting is dat het aanbod in 2009 nog verder sterk zal stijgen9. In Europa zijn er enkele milieukeurmerken voor kantoorpapier (kopieer- en printpapier). De drie bekendste zijn het EU Ecolabel, het Nordic Swan en het Blaue Engel keurmerk. Deze drie worden op de Europese markt het meest gebruikt. Het Blaue Engel keurmerk richt zich op 100% post-consumer gerecycled papier. Het EU Ecolabel en Nordic Swan richten zich op zowel de inzet van recycling papiervezels als op papier van (geheel of gedeeltelijk) nieuwe vezels. Alle keurmerken kennen bepalingen op het gebied van chemische stoffen en productieprocesgerelateerde aspecten zoals emissies naar lucht en water.
Producenten verstrekken ook informatie bij de producten via een zogenaamd Paper Profile (initiatief van de branche) of Paper Scorecard (initiatief van het WWF). Deze informatiebladen zijn geen keurmerk, maar geven informatie over bepaalde milieuparameters, zoals emissies naar water en lucht.
De criteria in dit document zijn gebaseerd op de duurzaamheideisen in het EU Ecolabel. Er zijn in Europa in totaal 53 papierproducten van 9 Europese papierfabrikanten verkrijgbaar met het EU Ecolabel (gegevens van juni 2008)10. Het ‘Nordic Swan’-label kent op sommige terreinen afwijkende bepalingen, die qua ambitieniveau iets hoger liggen (bijvoorbeeld de concentratie van restmonomeren of bepalingen omtrent de complexvormer EDTA). In het algemeen kan gesteld worden dat producten met het ‘Nordic Swan’-keurmerk ook zullen voldoen aan het EU Ecolabel. Van producten met het ‘Nordic Swan’-keurmerk zijn ruim 120 papierproducten beschikbaar10. Door het afwijkende productieproces van gerecycled papier bevat het ‘Blaue Engel’-keurmerk andere aandachtspunten en kent het tevens bepalingen op het gebied van chemische stoffen die verder gaan dan het EU Ecolabel. Producten met het ‘Blaue Engel’-keurmerk voldoen daarom niet automatisch aan de hier geformuleerde criteria.

De criteria in dit document zijn verdeeld over de verschillende stappen in het inkoopproces. Meer informatie over de stappen in het inkoopproces en de manier waarop duurzaamheid daarin kan worden meegenomen, vindt u op de website van PIANOo. Het is aan te bevelen deze informatie te bekijken voordat u met de criteria voor deze productgroep aan de slag gaat.

Elke inkoop of aanbesteding begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Duurzaamheid kan in deze fase meegenomen worden door te onderzoeken of de aanschaf noodzakelijk is en of er een duurzamere oplossing is voor de inkoopbehoefte. Voor de inkoop van de productgroep Papier zijn de volgende aandachtspunten geformuleerd:

• Papier besparen: U kunt papier besparen door de vraag van gebruikers en de toepassing (kopiëren, printen, drukwerk, externe communicatie, archivering) af te stemmen op de hoeveelheid en type papier. Meer tips vindt u op www.milieuzorgoverheden.nl/activiteiten/verbruik/verbruik.html.
• Gramgewicht: Hoewel in Nederland gewoonlijk papier wordt gebruikt met een gramgewicht van 80 g/m2, is in grote delen van de wereld, onder andere in Noord-Amerika en Azië, 75 of 70 g/m2 normaal. De mondiale toeleverindustrie van zowel het papier als de verwerkingsapparatuur is dan ook ingericht op het leveren en verwerken van verschillende gramgewichten. Dit geldt in het algemeen ook voor de in Nederland aangeboden verwerkingsapparatuur. Bij een overgang van een gramgewicht van 80 naar 75 g/m2 zou op grondstoffen en andere aspecten een besparing van 6,25% behaald kunnen worden. Om productietechnische redenen is dit niet altijd haalbaar. Er is echter geen universeel toepasbare methode voorhanden om de milieuwinst te onderbouwen. Bij de aanschaf van papier om op te printen, om te kopiëren, voor (standaard) drukwerk als briefpapier en enveloppen en voor zoveel mogelijk andere (standaard) toepassingen kunt u nagaan of een lager gramgewicht mogelijk is dan gewoonlijk wordt gebruikt. Aanbieders dienen in hun voorstellen telkens rekening te houden met de specifieke eisen die aan papier en verwerking worden gesteld. Zorg ervoor dat het type papier is afgestemd op de beoogde toepassing.
• Archiveren: Onderscheid wordt gemaakt tussen papier waarvoor de Archiefwet van toepassing is en papier waar dat niet voor het geval is. Circa vijf procent van het papier dat de overheid gebruikt, wordt gearchiveerd volgens de NEN 2728 (Archiefwet). Het gaat hier om bijvoorbeeld notulen van overheidsbesluiten1211. Deze Nederlandse norm is bijna gelijk aan de Europese norm ISO 9706, maar heeft onder andere als aanvulling dat het papier minimaal 50 keer dubbelgevouwen moet kunnen worden, zonder scheuren of breken. Bovendien moet dit zogenaamde vouwgetal na ‘kunstmatige veroudering’ een reststerkte van minimaal 80% van de oorspronkelijke waarde hebben. Deze eisen aan de bestendigheid van het papier zijn te verenigen met de hier opgenomen duurzaamheidscriteria. Het is echter zo dat het aanbod dat voldoet aan de NEN 2728 norm en aan de criteria voor duurzaam inkopen vrij laag is. De combinatie met normen ISO 9706 of DIN 6738 en (gerecycled) papier is meer gangbaar. Wanneer papier wordt ingekocht dat moet voldoen aan de NEN 2728 norm, kunnen de minimumeisen 1 en 2 daarom opgenomen worden als gunningscriteria in plaats van als minimumeisen.
• Rijkshuisstijl: Voor sommige uitingen van de Rijksoverheid is in 2008 de Rijkshuisstijl ontwikkeld. Overheden dienen voor het stellen van eisen aan duurzaamheid gebruik te maken van de criteria voor duurzaam inkopen in de volgende paragraaf van dit document. Rijksoverheden kunnen daarnaast technische eisen uit de Rijkshuisstijl toepassen. Deze staan vermeld op de website http://rijkshuisstijl.communicatieplein.nl.
  

In de specificatiefase wordt de behoefte van de (interne) klant vertaald in een aanbestedingsdocument. In deze fase worden geformuleerd:

• Criteria voor de kwalificatie van leveranciers. Dit kunnen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zijn, ofwel eisen aan de leverancier en in een niet-openbare aanbesteding eventueel ook selectiecriteria, ofwel wensen ten aanzien van de leverancier.
• Een beschrijving van de minimumeisen die ten aanzien van levering, dienst of werk gesteld worden (het Programma van Eisen).
• Gunningscriteria, ofwel wensen voor levering, dienst of werk. Deze zijn alleen van toepassing als gekozen wordt voor het gunnen op Economisch Meest Voordelige Inschrijving.
• Het contract met daarin contractbepalingen.

De criteria in dit document zijn opgesteld om de inkoper te ondersteunen bij het duurzaam inkopen van Papier. De criteria zijn juridisch getoetst. Elke inkoop en aanbesteding is echter maatwerk. Het opstellen van een aanbestedingsdocument blijft dan ook de verantwoordelijkheid van de inkoper.

Voor deze specifieke productgroep zijn geen criteria geformuleerd voor de kwalificatie van leveranciers.

Aanpassingen
Paper Score Card gewijzigd in Paper Scorecard